DMの挨拶文の文例│作成時のポイントや注意点、効果を高める追伸の例

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個人宛に、自社の商品やサービスの宣伝目的で送るDM(ダイレクトメール)。DMの書き出しとなる「挨拶文」は、DMを最後まで読んでもらえるか、つまり反響や集客につながるかどうかの重要な要素となります。このコラムでは、基本的な礼儀やマナー、季節感を取り入れた文章の作成方法の特徴をふまえて、顧客の反応率アップにつながる挨拶文の作り方のコツを解説します。本文中に文例も載せていますので、ぜひ書き方の参考にしてみてください。

DMを送るなら知っておきたい挨拶文のポイント

挨拶文はただ闇雲に書けばいいというわけではなく、押さえておくべきポイントがいくつかあります。ここでは店舗の来店促進につながるような、DMを送る際に知っておきたい挨拶文のポイントをお伝えします。

 

基本的な礼儀やマナーを押さえる

挨拶文なしのDMはビジネスマナー的に望ましくありません。いきなりDMで商品やサービスの紹介をされても、急なことで読み手が驚き無礼な印象を抱いてしまうからです。また、堅実に挨拶するか親しみやすい挨拶にするかは商材や顧客との関係性によって柔軟に変える必要があります。

例えば、法人向けにDMを送る場合、失礼な印象を与えないように対面で挨拶するときのような堅実さが必要。また、不動産などの高額な商品は、あまりに気軽で親しみやすすぎる挨拶文だと、顧客に信用してもらえない可能性があります。逆に、価格帯が低めのファミリー向けの商品などは、主婦がターゲットとなることが多いため、親近感を抱いてもらうようになるべく親しみやすい挨拶文を作成します。

このように、挨拶文は相手に最初に与える印象を左右するといっても過言ではありません。DMを最後まで読み進めてもらうためにも、挨拶文は重要な役割を果たしているのです。

 

誰宛なのか明確にする

挨拶文は、誰宛のDMであるのかを明確にして作成する必要があります。なぜなら、不特定多数への挨拶文は読まれないおそれがあるからです。文面から顧客のためだけにDMを送ったという気持ちが伝わる、相手の印象に残る挨拶文を作成しましょう。

挨拶文は個人宛で書くのが理想です。送る部数が少ない、再来店を目的とした既存顧客などであれば、顧客と共有した体験や日頃の感謝の気持ちなどを踏まえながら、手書きで書くのもいいでしょう。しかし、新規開拓など部数が多い場合、顧客一人一人に挨拶文の内容を変更するのは労力がかかってしまいますよね。なので、「資料請求していただいた方だけ」「展示場に来場していただいた方だけ」など、特定の行動をした人に向けた内容や「○○区ご在住の方だけ」「△△マンションにお住まいの方だけ」などエリアや居住地を絞った旨の内容を挨拶文に入れると効果的です。

このように、挨拶文を書く前に誰に発信するのかを明確にしておくことは重要です。自分のためだけに送られたDMであると感じてもらえるよう、顧客との接点を意識した内容を盛り込みましょう。

 

季節感や気遣う言葉を盛り込む

挨拶文に季節感を出すことで、「今だけの情報」として顧客の興味を引くことができます。例えば、季節によっては「寒くなってきましたが」「暑い季節になりましたが」など気遣いが重要です。また、気候の変化による顧客の体調の変化を案じることにより、顧客を大切にしているという気持ちを伝えることができます。

 

DM挨拶文の例文

ここでは、実際にDMを作成するときに使える文例集を紹介します。顧客との関係性やシチュエーション別にお伝えするので、ぜひ利用してみてください。

 

新規顧客に対して送るDMの挨拶文

新規顧客に対しては、下記のような挨拶文が最適です。ビジネスメールなどでもよく使われる「お世話になります」を使ってしまいがちですが、関係性ができあがっていないためNG。顧客との関係性にふさわしい言葉選びを、慎重に行いましょう。例えば、下記のような文を使うといいでしょう。

「突然のご連絡失礼いたします」
「突然お手紙(メール)をさし上げますご無礼お許しください」
「初めてお手紙(メ―ル)差し上げますこと、はなはだ失礼とは存じますが、・・・」

 

コロナ禍でのDMの挨拶文

コロナ禍では、自社のPRは控えめにしながら、未曾有の状況の中で不安に感じる顧客の気持ちに寄り添った挨拶文を作成しましょう。下記が、挨拶文例になります。

「不安な毎日を過ごされていることと思います」
「コロナで不安な今こそ、○○(商品やサービス名)を通してポジティブな気持ちになってもらいたい。そんな想いから特別なキャンペーンをご用意しました」
「新型コロナウイルスの騒動で世の中心配ばかりです。どうかお互いお体に気をつけて頑張りましょうね」

 

季節の変化による挨拶文の例文

時候に合わせた挨拶文は、「新生活」「暑中」など季節ごとの言葉を入れることが重要です。また、季節や周年記念のイベントにあわせたセールをPRすることによって、イベントとセールを関連付けて覚えてもらえるようになるでしょう。

<春>
「春陽まぶしい毎日がつづいておりますが、新生活はいかがですか」
「木々の緑も色鮮やかになってまいりましたが、お変わりなくお元気でお過ごしのことと存じます」

<夏>
「梅雨も晴れ、青空が眩しい季節になってまいりました」
「暑中見舞い申し上げます」

<秋>
「さわやかな秋晴れの日が続く行楽シーズンがやってきました」
「秋もたけなわの季節、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます」

<冬>
「まだまだ寒さも厳しいようですが」
「例年にない厳しい寒さが続きますが」

このほかにも、母の日や顧客の誕生日など、記念日に関連した挨拶文を記載するのもおすすめです。

 

DMの挨拶文を作成するときの注意点

ここでは、DMの挨拶文を作成するときの注意点をお伝えします。いくつかのポイントを踏まえて、顧客に最後まで読み進めてもらえるような印象の良い挨拶文を作成しましょう。

 

過度な売り込みは避ける

顧客は売り込みを嫌う傾向にあります。そのため、過度な自社の商品やサービスの売り込みは避けることが大切。まずは、顧客と共感を得られる話題から広げるなど、いきなり商品の紹介をすることは避けましょう。

 

ネガティブな印象を与えないようにする

挨拶文は、伝え方によっては暗い印象を与える可能性があります。ポジティブな表現で購買意欲を与えることができるように、伝え方に問題がないかを見直すことが大切です。

 

【番外編】DMの効果を高める追伸の例

挨拶文に加えて、DMに欠かせないのが「追伸」です。重要な点の念押しや、顧客の購買意欲を刺激し、再度検討を促すために使われます。ここでは、DMの効果を高める追伸の例をお伝えします。

 

押し売りは一切しません

商品やサービスを無理に購入させる文章は逆効果です。まずは商品を見てもらうことが大切。見るだけでも興味があるという顧客は多いので、文章から押し付けがましさを感じさせないように気を付けましょう。

 

期間限定でなくなり次第終了

在庫が残り少ないことなども、顧客に焦りを感じさせるには効果的。なぜなら、誰かが買う前に商品やサービスを購入したいという意欲をかき立てるからです。「期間限定」という表現を魅力的に感じる顧客も多いので、商品やサービスに応じて「期間限定でなくなり次第終了」といった言葉を盛り込みながら文章を作成しましょう。

 

近々新商品が販売されます

顧客が興味のある新商品を紹介することもポイントです。新商品の具体的な発売日も記載すれば、印象に残りやすいでしょう。顧客の購買データを参考に、購買意欲を後押しするような類似商品の情報を記載しましょう。

 

DMの挨拶文作成のポイント まとめ

いくつかのポイントを踏まえて挨拶文を作成すれば、DMのさらなる反響アップが見込めるでしょう。顧客の気持ちに寄り添った挨拶文を目指して、ぜひ実践に活かしてみてはいかがでしょうか。

 

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