DMの挨拶文の文例│作成時のポイントや注意点、効果を高める追伸の例

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個人宛に、商品やサービスの宣伝目的で発送するDM(ダイレクトメール)。DMの書き出しとなる「挨拶文」は、DMを最後まで読んでもらえるか、つまり反響や集客につながるかどうかの重要な要素となります。このコラムでは、基本的な礼儀やマナー、季節感を取り入れた文章の作成方法の特徴をふまえて、顧客の反応率アップにつながる挨拶文の作り方のコツを解説します。目的別の文例も載せていますので、ぜひご覧ください。

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DMを送るなら知っておきたい挨拶文のポイント

挨拶文は「ただ挨拶をすればいい」わけではなく、押さえておくべきポイントがいくつかあります。ここでは店舗の来店促進につながるような、DMを送る際に知っておきたい挨拶文のポイントをお伝えします。

 

基本的な礼儀やマナーを押さえる

挨拶文なしのDMはビジネスマナー的に望ましくありません。いきなり商品やサービスの紹介をされても、無礼な印象を与えてしまいます。挨拶文の親しみ度合いは商材や顧客との関係性によって柔軟に変える必要があります。
法人向けにDMを送る場合、ある程度「型」を守った挨拶文が無難です。例えば、下記のような挨拶文が一般的です。テンプレートとしてご使用ください。

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
弊社はポスティング祖業の広告代理店 株式会社DEECHと申します。貴社のウェブサイトを拝見し、ご連絡させていただきました。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討いただきますよう宜しくお願いいたします。 敬具

また、不動産などの高額な商品を扱っている企業が顧客に送る場合は、あまりに気軽で親しみやすい挨拶文は不適切な印象を与える可能性もあります。特に、顧客との関係性がそれほど構築できていない段階においては、失礼と捉えられかねませんので、注意しましょう。一方、価格帯が比較的安価な商品・サービスの場合も、あまり堅苦しい挨拶文はミスマッチとなる可能性があります。

 

誰宛なのか明確にする

挨拶文は、誰宛のDMであるのかを明確にして作成する必要があります。DMはポスティングチラシや新聞折込チラシと異なり、住所と氏名が分かっている顧客宛に送るものであるため、不特定多数への挨拶文は不適切です。一人ひとりのために送っているという気持ちを伝えましょう。
挨拶文は個人宛で書くのが理想です。送る部数が少ない、再来店を目的とした既存顧客などであれば、顧客と共有した体験や日頃の感謝の気持ちなどを踏まえながら書くと特別感が出ます。例えば、下記のような挨拶文です。

先日は、弊社の●●フェアにお越しいただき誠にありがとうございました。お話しさせていただいた丸山です。

お会いした際に、商品Aを毎日ご使用いただいているとうかがい、また使い勝手の面について率直なご意見をうかがい、実際に10年以上弊社商品をご利用いただいている山田様のご意見として、大変勉強になりました。あの後すぐに開発メンバーにも共有し、現在改善を図っているところです。
さて、当日お申込みいただきました商品Bのトライアル期間が間もなく終了いたしますが、その後いかがでしょうか。…

 

担当者名が入った既存顧客への個別に作成した挨拶文は、アフターフォローをしっかりしているということのアピールにもなり、手書きにすれば、より一層「私のために書いてくれたんだな」という印象が出るでしょう。

一方、新規開拓など部数が多い場合、顧客一人ひとりに挨拶文の内容を変更するのは労力がかかってしまいますよね。「資料請求していただいた方へ」「展示場に来場していただいた方へ」など、特定の行動をした人に向けた内容や「○○区在住の方へ」「△△マンションにお住まいの方へ」などエリアや居住地を絞った旨の内容を挨拶文に入れると効果的です。「自分に当てはまる」と感じてもらえる訴求は、目を引きつけやすくなります。

資料請求していただいた方だけに、特典のご案内でご連絡いたしました。

○○区在住の方限定で、隣の▲▲区へのお引越しが今なら20%オフでご提供しております。

このように、挨拶文の冒頭で誰に発信しているのかを明確にすることは重要です。不特定多数に向けたものではなく、自分宛に送られたDMであると感じてもらえるよう、顧客との接点を意識した内容を盛り込みましょう。

 

悩みに寄り添い、共感する

ファミリー向けの商品など、主婦がターゲットとなることが多い商品やサービスの場合は、親近感を抱いてもらえるような挨拶文を作成します。よくあるお悩みを記載したり、共感を生むような内容がいいでしょう。例えば、家事代行サービスの挨拶文の場合として、下記のようなテンプレートを作成してみました。

山田様、ご無沙汰しておりますが、お元気でいらっしゃいますか。

この度は、子育てをしながらフルタイムでお仕事をされている山田様に、ご紹介したいサービスのご案内でご連絡いたしました。

「疲れて帰ると、家の中がぐちゃぐちゃ…やらなきゃとは思っているけど時間も気力もない!」とお悩みではありませんか?
実は、このようなストレスを抱えている方は少なくありません。ただ、気付いていただきたいのは、全部を自分でやろうとする必要はない、ということ。時間をお金で買い、アウトソーシングすることで、「全部自分でやらなきゃ」というストレスから解放される方が増えています。

今回、山田様には、当社の家事代行サービスの1,000円割引チケットを同封いたしました。ぜひこの機会に、お試しいただけますと幸いです。

広告や販促物において、一方的な宣伝かどうかを左右するのは、「あ、これ私のことだ!」「こういうこと、確かにあるなぁ」と感じさせられるかどうかです。
ターゲットが日ごろ感じているであろうお悩みなどを紹介することで共感がうまれ、自分事として捉えてもらえれば、商品やサービスへの興味につながりやすくなります。

 

季節感や気遣う言葉を盛り込む

挨拶文に季節感を出すことで、「今だけの情報」として顧客の興味を引くことができます。また、気候の変化による顧客の体調の変化を案じることにより、顧客を大切にしているという気遣いを結びに盛り込むといいでしょう。例えば、下記のような例文です。

寒くなってきましたが、お体ご自愛ください。

まだまだ残暑が厳しい季節です。お体にはくれぐれもお気をつけてお過ごしください。

季節の挨拶文は、このあとの季節の変化による挨拶文の例文で詳しく紹介します。

 

 

目的別 DM挨拶文の例文

ここでは、実際にDMを作成するときに使える文例集を目的別に紹介します。顧客との関係性やシチュエーション別に紹介するので、ぜひ利用してみてください。

 

新規顧客に対して送るDMの挨拶文

新規顧客に対しては、下記のような挨拶文が最適です。ビジネスメールなどでもよく使われる「お世話になります」を使ってしまいがちですが、関係性ができあがっていなときには使わないのが無難です。顧客との関係性にふさわしい言葉を慎重に選びましょう。例えば、下記のような文を使うといいでしょう。

「突然のご連絡失礼いたします」
「突然お手紙(メール)をさし上げますご無礼お許しください」
「初めてお手紙(メ―ル)差し上げますこと、はなはだ失礼とは存じますが、・・・」

 

コロナ禍など未曽有の状況下におけるDMの挨拶文

コロナ禍など、未曽有の状況が起きたときには、そのことを踏まえ、不安に感じる顧客の気持ちに寄り添った挨拶文を作成しましょう。例えば、下記のような文例です。

「不安な毎日を過ごされていることと思います」
「不安な今こそ、○○(商品やサービス名)を通してポジティブな気持ちになってもらいたい。そんな想いから特別なキャンペーンをご用意しました」
「新型コロナウイルスの騒動で世の中心配ばかりです。どうかお互いお体に気をつけて頑張りましょうね」

 

季節の変化による挨拶文の例文

時候に合わせた挨拶文は、「新生活」「暑中」など季節ごとの言葉を入れることが重要です。また、季節や周年記念のイベントに合わせたセールやキャンペーンをPRすることによって、季節と自社を関連付けて想起してもらいやすくなるでしょう。

<春>
「春陽まぶしい毎日がつづいておりますが、新生活はいかがですか」
「木々の緑も色鮮やかになってまいりましたが、お変わりなくお元気でお過ごしのことと存じます」

<夏>
「梅雨も晴れ、青空が眩しい季節になってまいりました」
「暑中見舞い申し上げます」

<秋>
「さわやかな秋晴れの日が続く行楽シーズンがやってきました」
「秋もたけなわの季節、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます」

<冬>
「まだまだ寒さも厳しいようですが」
「例年にない厳しい寒さが続きますが」

季節ごとの挨拶文は、こちらのサイトで豊富に掲載されていて参考になります。

このほかにも、母の日や顧客の誕生日など、記念日に関連した挨拶文を記載するのもおすすめです。

 

DMのノウハウを集約

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DMの挨拶文を作成するときの注意点

ここでは、DMの挨拶文を作成するときの注意点をお伝えします。ポイントを踏まえて、顧客に最後まで読み進めてもらえるような印象の良い挨拶文を作成しましょう。

 

過度な売り込みは避ける

顧客は売り込みを嫌う傾向にあります。そのため、過度な自社の商品やサービスの売り込みは避けることが大切。まずは、顧客と共感を得られる話題から広げるなど、いきなり商品の紹介をすることは避けましょう。

 

ネガティブな印象を与えないようにする

挨拶文は、伝え方によっては暗い印象を与える可能性があります。ポジティブな表現で購買意欲を与えることができるように、伝え方に問題がないかを見直すことが大切です。

 

【番外編】DMの効果を高める追伸の例

挨拶文に加えて、DMに欠かせないのが「追伸」です。重要な点の念押しや、顧客の購買意欲を刺激し、再度検討を促すために使われます。ここでは、DMの効果を高める追伸の例をお伝えします。

 

押し売りは一切しません

商品やサービスを無理に購入させる印象を与えてしまうような挨拶文は逆効果です。まずは商品を見てもらうことが大切。見るだけでも興味があるという顧客は多いので、文章から押し付けがましさを感じさせないように気を付けましょう。

 

期間限定でなくなり次第終了

在庫が残り少ないことなども、顧客に焦りを感じさせるには効果的。なぜなら、誰かが買う前に商品やサービスを購入したいという意欲をかき立てるからです。「期間限定」という表現を魅力的に感じる顧客も多いので、商品やサービスに応じて「期間限定でなくなり次第終了」といった言葉を盛り込みながら文章を作成しましょう。

 

近々新商品が販売されます

顧客が興味のある新商品を紹介することもポイントです。新商品の具体的な発売日も記載すれば、印象に残りやすいでしょう。顧客の購買データを参考に、購買意欲を後押しするような類似商品の情報を記載しましょう。
特に、DM自体が「展示会にご来場いただいた方だけに送付しています」など、顧客の特定の行動とリンクしている場合は、「他の人に先んじて情報をお伝えしていますよ」ということも暗に発信することになり、購買意欲や興味を引ける可能性が高いでしょう。

 

DMの挨拶文作成のポイント まとめ

いくつかのポイントを踏まえて挨拶文を作成すれば、DMのさらなる反響アップが見込めるでしょう。DMを送付する際には、顧客の気持ちに寄り添った挨拶文で、休眠顧客の掘り起こしや新規顧客の開拓につなげましょう。

 

関連資料

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